Privacyverklaring

Wie wij zijn

PlanOK is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Onze gegevens:

Onderneming

PlanOK

Rechtsvorm

Eenmanszaak

Adres

Rodelaan 5, 2272 JA Voorburg

KvK-nummer

98055062

Btw-id

NL005306568B75

E-mail

info@planok.nl

Onze rol: verwerker én verwerkingsverantwoordelijke

Voor bezoekers van onze website en gebruikers met een PlanOK-account zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de personeels- en planningsgegevens die een ziekenhuis of zorginstelling zelf in PlanOK invoert, zijn wij verwerker. Het ziekenhuis is dan verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel van die gegevens. De afspraken hierover leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst met dat ziekenhuis. Heeft u een vraag over gegevens die door uw werkgever of ziekenhuis worden beheerd, neem dan contact op met die organisatie.

Welke gegevens wij verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, functie/rol en afdeling.
• Authenticatiegegevens: versleutelde inloggegevens via Firebase Authentication, waaronder e-mailadres en wachtwoordgegevens. Voor SMS-MFA kan ook een telefoonnummer worden verwerkt. Firebase verwerkt daarnaast IP-adres en browser-/user-agentinformatie voor beveiliging en accountbeheer.
• Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie en logbestanden, uitsluitend voor de beveiliging en de goede werking van de dienst.

Wij verzamelen via de website géén bijzondere persoonsgegevens en gebruiken geen tracking- of marketingcookies.

Waarom en op welke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst — om de dienst aan u of uw organisatie te kunnen leveren.
• Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, misbruikpreventie en het verbeteren van de dienst.
• Wettelijke verplichting — waar de wet ons daartoe verplicht.

Cookies

PlanOK gebruikt uitsluitend functionele (strikt noodzakelijke) cookies. Die zijn nodig om u ingelogd te houden en de applicatie veilig te laten werken (Firebase Authentication en sessiebeheer).

Wij gebruiken geen analytische, tracking- of marketingcookies en delen geen gegevens met advertentienetwerken.

Omdat wij alleen strikt noodzakelijke cookies plaatsen, is op grond van de Telecommunicatiewet geen voorafgaande toestemming (cookiebanner) vereist.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Accountgegevens bewaren wij zolang u of uw organisatie een actief account heeft; daarna verwijderen of anonimiseren wij ze binnen een redelijke termijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Voor gegevens die wij in opdracht van een ziekenhuis verwerken, gelden de bewaartermijnen uit de verwerkersovereenkomst met dat ziekenhuis.

Verwerkers en delen met derden

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens alleen in de volgende gevallen:

• Hosting en infrastructuur: wij gebruiken Google Firebase (Google Cloud) als subverwerker om PlanOK te laten draaien. Applicatiedata (waaronder roosters, personeels- en planningsgegevens) wordt opgeslagen in Cloud Firestore in de EU-regio europe-west4; de primaire Cloud Functions-backend voor PlanOK draait in dezelfde regio. Voor het inloggen gebruikt PlanOK Firebase Authentication. Die dienst verwerkt account- en beveiligingsgegevens — e-mailadres, wachtwoordgegevens, IP-adres, browserinformatie en bij SMS-MFA een telefoonnummer — vanuit Amerikaanse datacenters. Met Google is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgifte buiten de EU

De applicatiedata staat primair in Firestore in de EU-regio europe-west4. De authenticatiegegevens die nodig zijn om in te loggen (e-mailadres, wachtwoordgegevens, IP-adres, browserinformatie en bij SMS-MFA een telefoonnummer) worden door Firebase Authentication vanuit de Verenigde Staten verwerkt. Voor deze doorgifte gebruiken wij de passende contractuele en wettelijke waarborgen die met Google zijn overeengekomen, waaronder waar toepasselijk EU-modelcontractbepalingen (SCC's).

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling onderweg en in rust, strikte toegangscontrole op afdelingsniveau en beveiligingsregels die standaard alles weigeren wat niet expliciet is toegestaan.

Lees meer over onze uitgangspunten op de pagina Beveiliging bij PlanOK.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens.

Gaat het om gegevens die uw ziekenhuis of werkgever in PlanOK beheert? Richt uw verzoek dan aan die organisatie (de verwerkingsverantwoordelijke); wij ondersteunen hen daarbij. Voor gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, kunt u uw verzoek sturen naar info@planok.nl.

Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Deze versie is voor het laatst bijgewerkt op 14 juni 2026.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact met ons op via info@planok.nl.